Meetings gehören zum Arbeitsalltag – und doch gelten sie oft als Produktivitätskiller.

In unseren Seminaren hören wir immer wieder, wie frustrierend und zeitintensiv sie empfunden werden. Aber warum eigentlich? Und was hat das mit unserer eigenen Steuerung zu tun?

Ein Blick in die Arbeitswoche zeigt: Wer sich die Mühe macht, seine Zeitbudgets genau zu analysieren, stellt oft fest, dass Meetings einen erheblichen Teil der Arbeitszeit beanspruchen. Doch bringt dieser Zeitaufwand wirklich den gewünschten Mehrwert? Oder rauben uns ineffektive Meetings die Kapazität für unsere eigentlichen Aufgaben?

Die zentrale Frage lautet also:

Ist dieses Meeting wirklich nötig?

Gibt es alternative Wege, um zum gleichen Ergebnis zu kommen? Ein asynchroner Austausch in einem gemeinsam bearbeiteten Dokument oder ein kurzes Update per Chat kann in vielen Fällen ein Meeting ersetzen.

Meetings sind eine Investition – und wie bei jeder Investition sollte klar sein, was sie bringen soll. Wenn ein Meeting unvermeidbar ist, lohnt es sich, genau hinzusehen: Welches Format passt am besten? Wer muss wirklich teilnehmen? Und wie sorgen wir dafür, dass die Zeit sinnvoll genutzt wird?

Gute Meetings brauchen Struktur – und die entsteht nicht von allein.

Ein gutes Meeting beginnt nicht erst mit der Begrüßung, sondern mit einer durchdachten Planung. Ein strukturierter Ablauf sorgt dafür, dass alle wissen, was sie erwartet, Diskussionen nicht ausufern und am Ende konkrete Ergebnisse stehen. Deshalb braucht jedes Meeting eine Agenda. Wir sind dazu übergegangen, dass jeder Agenda Punkt erstens mit einer Zeitangabe versehen wird und zweitens eine Definition of Done bekommt, also welches Ergebnis nach der angegebenen Zeit erreicht sein soll. Durch diese Festlegung ist es einfacher, Ausuferungen zu vermeiden. Ohne Zeitangabe und Definition of Done – kein Agendapunkt! Da sind wir ganz streng mit uns 😉 Wir planen auch immer einen Puffer-Agendapunkt für kurzfristig aufkommende Themen, die sich aus anderen Punkten ergeben.

Da sind wir auch schon beim nächsten Grundprinzip:

Ohne klare Rollen und Verantwortlichkeiten verlaufen Besprechungen unkoordiniert.

Deshalb sollten immer folgende Rollen vergeben werden: Moderatorin, Zeitwächterin und eine Person, die dokumentiert. Wir variieren in unseren Meetings diese Rollen je nach Agendapunkt oder Meeting - das bringt Verantwortung und Beteiligung für alle Teilnehmenden.

Um eine gute Meetingkultur zu etablieren und der Arbeitsweise anzupassen solltet ihr neben dem Check-In auch immer einen Check-Out machen - und zwar mit folgenden Fragen: Was wurde erreicht? Was sind die nächsten konkreten Schritte? Wer übernimmt welche Aufgaben? Was ist uns gut gelungen? Was wollen wir das nächste Mal anders machen? So findet ihr heraus was euch produktiv zusammenarbeiten lässt und ihr geht aus dem Meeting raus und denkt:

Coole Sache, was wir so gemeinsam auf die Beine stellen!